E-Rechnung 2027: Was sich zum Jahreswechsel ändert – und was du jetzt tun solltest
Mit dem Wachstumschancengesetz ist die E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen in Deutschland zur Pflicht geworden. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Zum 1. Januar 2027 folgt der nächste Schritt: Dann endet für viele Unternehmen die Übergangszeit, in der sie Rechnungen noch auf Papier oder als PDF verschicken durften.
Die Fristen im Überblick
Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmen. Beim Versand gilt eine Übergangsregel: Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen noch auf Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – in einem anderen elektronischen Format wie einem einfachen PDF verschickt werden. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr – also 2026 – mehr als 800.000 Euro betrug, E-Rechnungen ausstellen. Wer darunter liegt, darf die bisherigen Wege noch bis Ende 2027 nutzen; ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle. Rechtsgrundlage ist die Übergangsregelung in § 27 Abs. 38 UStG.
Was als E-Rechnung zählt
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931. In der Praxis sind das die XRechnung, ein reines XML-Format, und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, das ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen laut Finanzverwaltung nicht aus. Bei ZUGFeRD sind die strukturierten XML-Daten maßgeblich, nicht das PDF. Ein einfaches PDF per E-Mail ist dagegen keine E-Rechnung.
Diese Ausnahmen gibt es
Die Pflicht gilt nur für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen – Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Außerdem dürfen Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro und Rechnungen von Kleinunternehmern immer als sonstige Rechnung ausgestellt werden, also auf Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – zum Beispiel als PDF. Empfangen können müssen E-Rechnungen aber auch Kleinunternehmer.
Warum es auch um deinen Vorsteuerabzug geht
Die Pflicht betrifft nicht nur den Absender. Ist eine E-Rechnung vorgeschrieben, berechtigt laut Finanzverwaltung nur eine ordnungsgemäße E-Rechnung zum Vorsteuerabzug. Erhältst du nach Ablauf der Übergangszeit stattdessen ein PDF, solltest du eine korrekte E-Rechnung nachfordern. Umgekehrt werden auch deine Kunden ab 2027 zunehmend auf E-Rechnungen von dir bestehen.
Was du jetzt konkret tun solltest
Prüfe zuerst, ob dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro liegt – dann bleiben dir nur noch wenige Wochen. Kläre, ob deine Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssoftware E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen und eingehende E-Rechnungen verarbeiten kann. Gehe den Ablauf einmal mit deinem Steuerbüro durch: Wer prüft eingehende E-Rechnungen, wo werden sie archiviert, und was passiert, wenn ein Lieferant noch ein PDF schickt? Kommen deine Rechnungen aus einer eigenen Software oder einem Online-Shop, muss dort der Rechnungsexport angepasst werden – dabei unterstütze ich dich gerne.
Fazit: Jetzt umstellen, nicht im Dezember
Die E-Rechnung ist ab 2027 für viele Unternehmen Pflicht. Wer jetzt umstellt, hat noch Zeit für Tests und vermeidet Ärger mit Kunden und Finanzamt. Langfristig spart die strukturierte Rechnung Zeit, weil niemand mehr Rechnungsdaten abtippen muss. Für die steuerliche Beurteilung deines konkreten Falls ist dein Steuerbüro der richtige Ansprechpartner; bei der technischen Umsetzung helfe ich dir.
Quellen
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